11 Organización empresarial: La oficina
Organización empresarial: La oficina
Antes de leer
- ¿Cuál es el aparato tecnológico más antiguo que has utilizado? ¿Cómo funciona? ¿Para qué se usa/usaba?
- ¿Cuál es el aparato tecnológico más avanzado que has utilizado? ¿Para qué lo utilizaste? ¿Para que usan las empresas o particulares este tipo de aparatos normalmente? ¿Como predices que evolucionará este aparato en el futuro en cuanto a las funcionalidades que tiene y al uso que se le da?
- ¿Qué instrumentos, materiales y aparatos tecnológicos son típicos en el trabajo de una oficina? Haz una lista de 5 elementos que te parezcan comunes en una oficina. Algunos ejemplos son: computadoras, pantallas, teclados…
- ¿Cuál es tu lugar favorito para estudiar para tus clases de la universidad? Describe dónde está este lugar y cuáles son los elementos que hacen que seas productivo/a para estudiar y hacer las tareas.
- ¿Prefieres tomar clases presenciales o clases en línea? Explica por qué. Escribe una lista de 3 razones a favor y 3 razones en contra para cada una de ellas (presencial/online)
Modelos de oficina
Para entender la necesidad de tener una oficina (o varias) en una compañía, hay que volver a la definición de una empresa estudiada en el capítulo anterior. Una empresa es “un conjunto de factores productivos organizados por la dirección que se emplean en la producción de bienes o servicios, con el fin de obtener beneficios a través de su puesta en el mercado” (Navío Marco, 2022, p.3). Con los factores productivos de que disponen, las empresas producen bienes y servicios. En un sentido amplio, una oficina puede definirse como un espacio que la empresa utiliza para alojar los factores productivos y desarrollar su misión, visión y objetivos. Normalmente, las oficinas se asocian con espacios donde los empleados trabajan y desarrollan las funciones para las que han sido contratados en la empresa. Mientras que los espacios donde se alojan otros medios productivos reciben distintos nombres como almacenes, fábricas, maquiladoras, silos, o depósitos, por nombrar algunos ejemplos, dependiendo de qué contienen y para qué se utilizan.
En este apartado se estudian siete (7) modelos diferentes de organización de oficinas que muchas empresas utilizan para organizar el trabajo de sus empleados. Es importante señalar que los tipos de oficina presentados no forman una lista exhaustiva de todas las posibilidades existentes. Las empresas pueden utilizar múltiples combinaciones y disposiciones dependiendo de las características del puesto de trabajo y de las funciones que se realicen en dicho puesto.
Oficinas individuales
Las oficinas individuales, también denominadas oficinas privadas, son tal vez el concepto más común de lo que se entiende por oficina: un espacio cerrado con un escritorio, una silla y el equipo necesario para desarrollar trabajo administrativo. Este tipo de oficinas permite a los trabajadores un espacio tranquilo para concentrarse y realizar sus tareas. Las oficinas privadas son adecuadas para actividades con poca necesidad de interacción con los compañeros, pero con una alta necesidad de autonomía y deben estar diseñadas para realizar una variedad de tareas (Seddigh, 2015, p. 11).
Este tipo de oficinas también provee privacidad al empleado. Dependiendo del tipo de negocio puede ser útil que los trabajadores tengan este tipo de oficinas. Por ejemplo, profesionales como abogados o psicólogos suelen trabajar en oficinas individuales ya que necesitan un espacio privado y confidencial para tratar con sus clientes. Una oficina individual también permite manejar y almacenar la información de manera segura. Otros tipos de empresas que pueden necesitar oficinas individuales, por ejemplo, son consultorías, médicos o instituciones financieras.
Oficinas compartidas
El espacio de que dispone cada trabajador en una oficina compartida está definido por el mobiliario, la disposición de los muebles (Hessan, 2023) y los distintos elementos que separan cada espacio de trabajo. Un ejemplo clásico de las oficinas compartidas son los cubículos. Los cubículos suelen situarse en salas más o menos grandes, y constan de un espacio de trabajo separado del resto por paredes modulares. Este tipo de espacios ofrecen el equilibrio ideal entre privacidad y colaboración y es un modelo con una buena ratio coste/eficiencia (Hessan, 2023). La disposición del espacio en cubículos facilita que los empleados puedan comunicarse fácilmente y tener su propio espacio de trabajo a la vez. En un estudio conducido por Hedge en 1982 se observó que los empleados que trabajaban en entornos de oficinas abiertas con cubículos reportaron significativamente más distracciones y estrés cognitivo (Seddigh, 2015, p. 14).
Algunos ejemplos de empresas que utilizan cubículos son centros telefónicos de atención al cliente, departamentos administrativos o compañías de seguros.
Oficinas flexibles
Este tipo de oficinas (oficinas flexibles) tienen escritorios compartidos no asignados. Se trata de lugares de trabajo con todas las herramientas necesarias para realizar las labores de la empresa, pero que no están asignados a ningún trabajador en concreto. De esta manera, al no tener un espacio fijo, los empleados pueden realizar sus funciones desde cualquier espacio libre. Esta estrategia de organización de la oficina permite maximizar el uso del espacio y facilita la comunicación entre los trabajadores.
Seddigh (2015) apunta que los entornos de oficinas flexibles son coloridos, ergonómicamente modernos, y tienen como objetivo proporcionar un ambiente de trabajo creativo (3), al igual que las oficinas de planta abierta.
Oficinas de planta abierta
Este tipo de oficinas tienen un concepto muy similar a las oficinas flexibles. Sin embargo, la característica principal de este tipo de oficina es que no existen barreras físicas. Muchas empresas donde se fomenta la creatividad y la colaboración adoptan este modelo de oficina. Es común encontrar este tipo de oficina en empresas creativas como despachos de arquitectos o en compañías tecnológicas.
Oficinas basadas en actividades
Las oficinas basadas en actividades ofrecen una variedad de espacios a sus trabajadores. Estos espacios están diseñados con una función específica para que cada empleado pueda trabajar en el entorno que mejor se adapte a la función que está realizando. Algunos de los espacios que se pueden encontrar en las oficinas basadas en actividades son salas de reuniones, áreas para descansar, zonas silenciosas para concentrarse o espacios colaborativos.
Trabajo híbrido
Este modelo de oficina (de trabajo híbrido) combina el trabajo presencial en la oficina con el trabajo remoto. Se popularizó tras la pandemia del COVID-19, aunque anteriormente algunas empresas habían comenzado a implantarlo. En la actualidad muchas empresas lo utilizan ofreciendo a sus trabajadores flexibilidad y una mejor conciliación entre la vida laboral y familiar.
Una ventaja de este modelo de oficina es que ayuda a mantener el talento en la empresa, pues muchos trabajadores suelen encontrar muy atractiva la flexibilidad que ofrece este concepto.
Oficinas virtuales
Este tipo de oficinas (virtuales) no necesitan un espacio físico concreto para desarrollar sus operaciones. Muchas empresas de reciente creación y emprendedores utilizan este modelo. Algunas de las ventajas de este tipo de oficinas es que son ecológicamente más sostenibles y altamente flexibles. Mientras que una desventaja es que las empresas tienen que esforzarse por mantener a los trabajadores cohesionados y con una cultura de colaboración remota. Además, por lo general, las empresas con oficinas virtuales tienen que invertir mayores recursos en hardware y software.
Preguntas de expansion
- Piensa en las diferencias culturales (alto y bajo contexto) vistas en unidades anteriores. ¿Cómo crees que el concepto de oficinas individuales y compartidas se adapta a cada tipo de sociedad? ¿Qué tipo de oficina sería más adecuada en una sociedad de alto contexto y cuál en una de bajo contexto? Piensa en ejemplos concretos de países o culturas para justificar tu respuesta.
- Piensa en distintos tipos de empresas, menciona dos tipos de empresas para los que sea beneficioso oficinas de planta abierta y dos tipos en los que sea más recomendable oficinas individuales, justifica tu respuesta.
- La empresa de exploración espacial Aurastar ha contratado a un/a ingeniero/a aeroespacial que se dedique a desarrollar el motor del último prototipo de aeronave que están creando. Esta persona estaría en una posición central dentro del proceso de crear la nave y tendría que coordinarse con otros especialistas que trabajan en diferentes áreas de la aeronave y otros empleados en distintos departamentos de apoyo. En la empresa ya utilizan varias opciones de trabajo de oficina dependiendo de las características del puesto y están intentado encontrar la más adecuada para este. Algunas posibilidades es que el empleado esté en el taller, en una oficina cerrada, en una oficina de espacio abierto, que trabaje desde casa, una mezcla de varias formas o alguna otra solución creativa. ¿Qué solución aconsejarías que adopte Aurastar? Escribe una solución razonada.
- Busca en internet qué colores son más adecuados para pintar las paredes de una oficina, explica por qué y detalla dónde encontraste la información. ¿De qué color o colores sería más adecuado pintar las paredes de la oficina donde trabaja un equipo de grabación de datos, cuya tarea es pasar distinta información escrita en papel a bases de datos digitales? ¿De qué color o colores sería beneficioso pintar las paredes de trabajo donde trabaja un equipo creativo de marketing donde crean campañas publicitarias de productos que se venden en las redes sociales?
Obras citadas
Hessan, S. (2023, December). The types of office layout. ResearchGate. https://doi.org/10.13140/RG.2.2.24494.48966
Navío Marco, J. (2022). La empresa, sus clases y su estructura. En J. Navío Marco et al., Fundamentos de gestión empresarial (pp. 1-36). Sanz y Torres, S.L.
Seddigh, A. (2015). Office type, performance and well-being: A study of how personality and work tasks interact with contemporary office environments and ways of working. Stockholm University.
